Как все успевать: находим свой 25-й час в сутках

Итак, пришла пора и о душе подумать. С сегодняшнего дня ввожу новую рубрику - "Психология". И начинаю ее с очень насущного вопроса, как все успевать. Разобраться в этом мне помог бизнес-тренер, специалист по тайм-менеджменту.

«Мне не хватает 25-го часа в сутки, чтобы переделать все дела в офисе. Часто приходится брать работу на дом. И при этом нередко все равно не успеваю делать все в срок. Ловлю себя на мысли, что уже и забыла: когда расслаблялась на выходные...», - так часто думаем мы. В чем же причина нашей загруженности? А их, по мнению нашего консультанта, несколько. 

Как все успевать?

Работа без планов. Часто мы не знаем, за что хвататься, потому что пренебрегаем планированием. 

Как все успевать? Самый важный рецепт выполнения работы в срок – завести себе планировщик. Сознанию важно визуализировать все задачи. Если держаться все только в голове, можно что-то упустить и из виду. Голова – чтобы думать и принимать решение. А планировщик на столе – что-то вроде секретаря, который подскажет: что предпринять в данную минуту.

 

Это может быть план на день, на неделю и даже на месяц (в зависимости от специфики вашей деятельности). Напротив каждой задачи надо поставить дату, когда она будет выполнена и время, которое планируете ей посвятить.

Вместо упражнения. Иногда нам только кажется, что мы слишком загружены. А в реальности – у нас есть свободное время. Как это выяснить? Нужно взять лист бумаги, разделив его на пять частей. И вписать в каждую графу, сколько часов в сутки у вас уходит на работу, на здоровье (еду, сон, возможные тренировки), увлечения и хобби, общение с близкими и отдых ради отдыха (поваляться на диване с книгой или повисеть в фейсбуке). Может оказаться, что на все про все у вас уходит 20 часов в сутки. А 4 часа «гуляют сами по себе». Их можно потратить на что-то полезное! 

Слишком много «надо». Вторая причина – мы беремся за очень большое количество задач, которые физически не можем выполнить. В таком случае нужно начинать с самого важного. В тайм-менеджменте есть правило: не нужно стремиться сделать много. Нужно стремиться сделать то, что нужно именно сегодня. 

Часто инициатива нашей загрузки исходит от босса. Многие руководители думают: «Подчиненный, к которому я сейчас подхожу, в данный момент ничем важным не занят. Я могу дать ему любое задание». 

Стоит разговаривать со своим начальством. Например, «Вы мне поручили составить отчет. На это у меня уйдет 15 часов. Также дали задачу сделать презентацию. Ее подготовка займет 20 часов. А еще просите отвезти в банк документы. Это займет еще 3 часа. Что нужно выполнять в первую очередь, а то может подождать?». Начальник скажет, для него важнее. Или часть ваших задач перепоручит другому.

Нелюбимое дело. Мы часто затягиваем выполнение той или иной задачи, потому что она нам не нравится. 

Совет нашего консультанта: полюбить это задание. Хотя бы потому, что оно приносит нам деньги. Есть смысл страшного слона уменьшить до размера мухи. Для этого нужно посмотреть вперед, «сквозь это дело». Например, «Сегодня я должна разобраться с бумагами – ой, скукотища. А зато завтра у нас презентация! Это замечательно!». И малоприятное дело покажется мелочью, которая выполняется запросто. 

Также можно воспользоваться советами западных психологов - все неприятные задачи решать с утра. Быстро снимете с себя этот груз и освободите день для более позитивных впечатлений.  

Безотказность. Психологическая подоплека большой загруженности многих офисных рабоников – неумение говорить «Нет». Такие «верблюды» берутся за все что им принесут – не только босс, но и коллеги. Как правило, это так называемые недолюбленные дети – люди, которые с детства стремились быть для всех хорошими. Это глубинная проблема, которую нужно решать с психологом. А здесь-и-сейчас таким личностям следует уяснить: объективный отказ и коллеги и начальство всегда поймут. 

А вот если не сдержите свое обещание, вызовете вполне заслуженное недовольство. Поэтому вовремя сказать: «Нет», подкрепив весомыми аргументами – это, на самом деле, благо для всей команды.

Снимок из интернета, в формате свободного доступа.